Assistante Administratif H/F - 83

Proxima en quelques mots

Proxima est le partenaire recrutement des entreprises de la construction et de l'environnement : bâtiment, travaux publics, jardins & paysages, traitement/revalorisation des déchets. Fondée en 2020 à Saint-Raphaël, nous faisons aujourd'hui travailler une centaine de salariés intérimaires en équivalent temps plein et s'appuie sur une équipe permanente de premier ordre.

Par ailleurs, nous nous sommes récemment doté de notre propre centre de formation, ISTYA FORM, un CFA dédié aux métiers de la construction. Une double mission - placer et former - au service des entreprises de la construction de notre belle région du Var.

Notre postulat : les professionnels qui construisent, aménagent et entretiennent notre cadre de vie ont un savoir-faire précieux, souvent sous-estimé. Nous nous efforçons leur donner la reconnaissance qu'ils méritent, en leur offrant un accompagnement professionnel de qualité, un suivi rigoureux, des perspectives d'évolution et un partage de la valeur créée par leur travail.

Le contexte du recrutement

L'entreprise grandit. Et qui dit croissance, dit organisation qui évolue. Jusqu'ici, les tâches administratives étaient réparties entre plusieurs membres de l'équipe. Aujourd'hui, ces collaboratrices montent en compétences et prennent de nouvelles responsabilités - c'est une excellente nouvelle pour elles, et c'est une opportunité concrète pour vous.

Ce poste est une création, pensée pour structurer et sécuriser l'activité administrative de l'entreprise à mesure qu'elle se développe. Il s'agit de construire un rôle clé, de poser des bases solides, et de contribuer directement à la performance et à la conformité réglementaire de l'entreprise. Si vous aimez les environnements en mouvement où votre travail a un impact réel et immédiat, vous êtes au bon endroit.

Notre culture et nos valeurs

L'équipe Proxima c'est 5 valeurs : l'exigence, la transparence, l'intrapreneuriat, la justesse relationnelle et l'engagement social.

Chacun est maître de son périmètre, responsable de ses objectifs et libre de s'organiser comme il l'entend. La finalité c'est de délivrer le meilleur service dans les meilleures conditions. C'est valable pour nos clients et pour nos salariés intérimaires.

Chez nous vous ne trouverez pas de micro-management. On mesure autant les résultats que l'état d'esprit du moment lors de nos points hebdomadaires, les objectifs sont co-construits en début d'année afin de fixer le cap et on vous accompagne dans leur réalisation en vous offrant un maximum de flexibilité.

On applique une philosophie où on se dit les choses, quand ça va bien comme quand ça va moins bien. C'est de la transparence, et elle est là dans un objectif de performance collective.

Votre rôle et vos missions au quotidien

Le matin, vous démarrez en mode "tour de contrôle" : Vous ouvrez le planning, vérifiez les démarrages du jour, créez ou prolongez les contrats de travail, contrôlez les cartes BTP et les visites médicales à planifier. Le lundi, cette séquence peut occuper toute la matinée - les autres jours, comptez environ une heure. C'est votre rituel de mise en route, celui qui garantit que tout le monde est bien en poste et en règle.

Tout au long de la journée, vous êtes le point d'ancrage administratif de l'agence :

- Accueil physique et téléphonique des candidats, intérimaires et partenaires : vous êtes le premier visage et la première voix de Proxima.
- Gestion et suivi des dossiers intérimaires : collecte et vérification des pièces justificatives (CNI, permis, documents réglementaires), création des dossiers sur Tempo (notre logiciel métier), remise et suivi des EPI, gestion des stocks et commandes fournisseurs (surtout pour les EPI, on en a un paquet).
- Coordination des visites médicales : prise de rendez-vous, enregistrement des convocations, envoi des rappels SMS aux salariés, information aux clients et à l'équipe recrutement.
- Suivi des cartes BTP : déclaration, commande, relance - vous vous assurez qu'aucun salarié ne part sur chantier sans sa carte.
- Traitement des demandes intérimaires : relevés d'heures (vérification, enregistrement, relance si incomplet), attestations, questions sur les bulletins de salaire, saisie des absences, affiliation à la mutuelle Intérimaire Santé.
- Rédaction et suivi des contrats : contrats de mission et de mise à disposition, envoi, relance pour signature, vérification de la conformité.
- Soutien administratif transversal : vous êtes la ressource de l'équipe pour toute question ou tâche administrative - l'équipe recrutement peut compter sur vous.

En fil rouge : la vigilance réglementaire. Vous n'êtes pas seulement une personne qui saisit des données. Vous êtes celle qui voit quand quelque chose ne va pas, qui le signale immédiatement, et qui contribue à maintenir le niveau d'exigence qui fait notre réputation auprès de nos clients.

Vos objectifs
- Garantir la conformité réglementaire à 100 % : chaque salarié intérimaire en poste dispose de ses documents à jour (carte BTP, visite médicale, EPI), sans délai ni oubli.
- Assurer un accueil irréprochable : chaque candidat ou salarié intérimaire qui franchit la porte ou décroche son téléphone repart avec une réponse claire et une expérience positive.
- Fiabiliser les dossiers intérimaires : les dossiers sont créés, complétés et mis à jour dans Tempo avec exactitude, en respectant les process définis.
- Sécuriser le cycle contractuel : les contrats de mission et de mise à disposition sont rédigés, envoyés, relancés et signés dans les délais, sans anomalie.
- Contribuer à la montée en puissance de l'entreprise : en maîtrisant les process existants et en alertant proactivement sur les points d'amélioration, vous devenez un acteur/une actrice de la performance collective.

Ce que nous avons à offrir :

- Remunération & Avantages : Salaire de 2 000 € bruts/mois, auquel s'ajoute un système de primes à deux niveaux : une prime sur résultats (indexée sur la marge brute de l'entreprise) et une prime sur objectifs individuels, co-construits en début d'année. L'enveloppe globale représente environ 2 mois de salaire supplémentaires par an - un engagement concret de partage de la valeur. Mutuelle d'entreprise prise en charge à 100% (env. 65 €/mois). Vous aurez également accès à un plan d'avantages salariés avec réductions sur les voyages, courses, cinéma et de nombreuses enseignes.
- Environnement & Culture : Une petite équipe soudée où tout le monde s'entraide. Un management de proximité mais surtout pas intrusif : un accompagnement via des points hebdomadaires, des objectifs clairs et structurés, et une vraie liberté d'organisation. Les horaires de base c'est 9h-12h/14h-18h, mais la flexibilité est réelle : vous gérez votre temps comme l'adulte responsable que vous êtes. Télétravail non disponible immédiatement (phase d'intégration et d'apprentissage), mais envisageable à terme (1 jour/semaine comme le reste de l'équipe) en fonction de l'évolution du poste et de votre autonomie.
- Développement & Carrière : Vous intégrez une entreprise en pleine structuration, ce qui signifie que votre périmètre peut évoluer avec vous. La montée en compétences est progressive et accompagnée : d'abord la maîtrise des process administratifs et des outils (Tempo, Banco, Armado, Notion, etc...), puis vient l'intégration de la gestion contractuelle avant d'évoluer sur d'autres responsabilités. Vous apprendrez les rouages d'une agence d'intérim spécialiste des métiers de la construction, dans un secteur réglementé où votre expertise aura une valeur réelle et reconnue.