Apprentissage Assistant de Formation en CFA H/F - 83

Vous prenez en charge la gestion administrative des dossiers des apprentis, des formateurs et du bon déroulement des formations que vous suivez.

ACCUEIL
- Assure un accueil téléphonique et physique,
- Renseigne sur l'offre de formation et les conditions d'accès
- Analyse et transmet les messages si l'interlocuteur ne peut être joint
- Participe aux journées portes ouvertes du CFA
SUIVI ADMINISTRATIF DES FORMATIONS
1/ Formations et suivi de l'apprenti
- Participe à la mise en oeuvre et au bon déroulement des formations
- Assure le suivi administratif en fonction des spécificités et contraintes
- Effectue le suivi de présence des apprentis, relance et alerte en cas d'absence
2/ Préparation et ouverture des formations
- Établit les dossiers administratifs des apprentis, assure leur suivi et archivage
o Renseigne sur le logiciel ADMIN spécifique au CFA les informations relatives à l'apprenti et y dépose les justificatifs relatifs à sa
situation (CNI, CV, Diplômes, Fiche préalable à l'embauche.)
o Élabore et transmet les documents obligatoirement liés au parcours de l'apprenti (Contrat d'apprentissage Cerfa, convention,
convocation, livret d'accueil, attestations...)
o Tient à jour les informations sur le logiciel ADMIN
o Établit et assure la transmission et la vérification des documents concernant les formateurs (lettres d'engagement, autorisations de
cumul, fiches d'émargements.)
- Participe à l'ouverture de la formation
- Prépare et participe aux réunions
- Vérifie que le suivi des formateur et effectué et conforme (justificatifs)
3/Suivi de la formation
- Effectue le suivi des présences et transmets les éléments aux différents financeurs et contrôleurs le cas échéant (Opco, France travail, Rectorat, Région.)
- Prépare les conventions de formation en apprentissage et les documents afférents
- Prépare les avenants
- Assure la traçabilité des documents sur le logiciel ADMIN
- Participer aux recueils d'informations pour différentes enquêtes
4/ Fin de formation
- Établit les attestations de fin de formation, relevés d'acquis, bilans individuels de fin de formation
- Effectue le suivi d'insertion des candidats sur une année post-formation et compile les données pour traçabilité
- Procède au classement et à l'archivage des dossiers physiques et dématérialisés


- Niveau minimum Diplôme Bac +2 dans le domaine du secrétariat en apprentissage de préférence une deuxième année
- Bon relationnel, sens de l'écoute et force de proposition

GESTION FINANCIÈRE
- Vérifie la conformité des éléments financiers dans ADMIN (conventions, avenants)
- Prépare et transmet les éléments nécessaires à la facturation au service comptabilité
- Établit si nécessaire les bilans financiers des actions en lien avec les extractions Opco

RELATIONS HIÉRARCHIQUES ET FONCTIONNELLES
- Sous l'autorité du Directeur de l'agence EN Sport.
- Lien fonctionnel avec le Responsable pédagogique, administratif et qualité
- En collaboration avec les formateurs et ses collègues

COMPÉTENCES REQUISES
- Niveau minimum
- Diplôme Bac +2 dans le domaine du secrétariat en apprentissage de préférence une deuxième année
- Maîtrise du Pack Office et IA (Word, Excel, ChatGpt)
- Ponctualité
- Bon relationnel, sens de l'écoute et force de proposition